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Un service de la Pharmacie Homéopathique Maubeuge
58, rue de Maubeuge PARIS 9ème

Annexe technique au contrat de sous-traitance

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Version 3 - 15 mai 2016

1. Autorisation de sous-traitance (télécharger)

La Pharmacie Homéopathique Maubeuge (PHM) est autorisée, par arrêté n°2011/dt75/97 de l'ARS Ile-de-France, à effectuer la sous-traitance de préparations :

  • Non stériles ;
  • Concernant le cas échéant des substances dangereuses mentionnées à l’article L5132-2 du code de la santé publique y compris des substances des catégories 7-8-9 (substance CMR : cancérogènes, mutagènes ou toxiques pour la reproduction) ;
  • Présentées sous les formes pharmaceutiques suivantes :
    • Formes solides.
    • Formes liquides à usage interne et externe.
    • Formes pâteuses et semi-solides.
    • Mélanges de plantes.

2. Assurance Qualité

Le préparatoire de PHM est certifié conforme à la norme ISO 9001 : 2008 depuis le 4 novembre 2010, après audit par le Bureau Veritas

3. Les étapes de la fabrication et des contrôles

NOTA : les échanges de mails ou de fax mentionés dans la suite de ce document supposent que vous nous avez transmis vos coordonnées mail ou fax et que vous avez exprimé sur quel support vous souhaitez recevoir ces éléments. Si vous ne les recevez pas veuillez nous contacter pour mettre à jour votre fiche client.

Les commandes reçues sont réputées validées par vous dans le cadre règlementaire et dans le contexte médical du patient. Nous ne manquerons pas cependant de vous contacter, ou de contacter le prescipteur, si nous détectons nous même une quelconque anomalie.
  • 3.1 Réception et contrôles des matières premières
    - Toutes les matières premières utilisées proviennent de fournisseurs certifiés BPF avec certificat de contrôle.
    - Les matières premières sont mises en stock sous un numéro de lot interne qui permet de tracer l'origine du produit (fournisseur, numéro de lot fournisseur, DLU, date de livraison, certificats de contrôle). Une étiquette code à barres portant ce numéro interne est collée sur le récipient du produit.
  • 3.2 Réception et saisie informatique des commandes
    - Les commandes sont reçues par fax (numéro vert 0805692505) ou par mail (prep@phmaubeuge.com).
    - Un accusé de réception vous est retourné dans les minutes qui suivent sous forme d'une image du fax reçu. Vous avez ainsi la preuve de sa réception et un aperçu de la qualité de la transmission.
    - Un premier contrôle est effectué par l'opératrice de saisie sur la lisibilité, l'interprétation de la commande et le respect des règlements en vigueur, elle peut être amenée à vous contacter ou à contacter le prescripteur pour clarification ou correction.
  • 3.3 Pré-contrôle
    - Un responsable du préparatoire vérifie la saisie informatique par rapport à la demande, la faisabilité et la conformité aux règlements en vigueur,
    - il imprime l'historique de l'enfant pour les pédiatriques pour vérifier la cohérence de la nouvelle commande et le joint au dossier de fabrication pour l'ultime contrôle de libération,
    - une fois ce pré-contrôle effectué, un nouveau message vous est envoyé avec la transcription informatique exacte de votre demande telle que nous l'avons interprétée et allons la fabriquer. Nous vous demandons de contrôler au plus vite et attentivement cette transcription pour détecter au plus tôt tout malentendu éventuel.
  • 3.4 Fabrication
    Les préparations sont réalisées dans quatre pièces dédiées avec protections et ventilation adaptées :
          Formes sèches hors mélanges de plantes.
          Formes liquides, pâteuses et semi-solides.
          Toutes formes incluant des produits dangereux (CMR), par vacation selon la forme pharmaceutique.
          Mélanges de plantes.
    A ce poste tous les produits rentrant dans la composition de la préparation sont scannés, l'ordinateur bloque la préparation tant que tous les produits n'ont pas été scannés conformes. Les pesées sont contrôlées informatiquement et enregistrées.
    - Un contrôle d'uniformité de masse est réalisé sur toutes les préparations pédiatriques et par échantillonage sur les gélules adulte pour détecter d'éventuelles dérives.
  • 3.5 Libération
    Cette étape est réalisée par un pharmacien :
    - Validation pharmaceutique, vérification des doses max ou doses usuelles;
    - Vérification finale de la conformité à la demande;
    - Qualité de la présentation;
    - Conformité de l'étiquetage;
    - Vérification du dossier de lot, y compris la signature de tous les intervenants.
  • 3.6 Expédition
    - Mise en sachets avec le dossier de lot, protection des conditionnements fragiles;
    - Mise en sacs d'expédition par répartiteurs;
    - Des coursiers enlèvent ces sacs pour les amener sur les sites des transporteurs.

4. Date limite d'utilisation des préparations

La réglementation en vigueur nous oblige à inscrire une date de péremption sur chaque préparation. Les B.P.P préconisent (Cf. chap. 1.5.2) :
« 1.5.2. Date limite d'utilisation
La date limite d'utilisation des préparations terminées est fixée à la suite d'études bibliographiques et/ou d'essais de stabilité. A défaut, la date limite d’utilisation ne peut dépasser un mois. Cette limite peut être réduite en fonction de la stabilité de la préparation ».
Nous avons fixé les dates de péremption suivantes* dans des conditions normales de conservation :
(Ces limites pourront être réduites pour certaines formes galéniques selon la présence ou non d’un conservateur.)
  • Formes sèches (gélules, sachets, mélanges de plantes) : 3 mois
  • Liquides à usage interne non aqueux : 2 mois
  • Solutions aqueuses à usage interne : 1 mois
  • Formes externes (liquides, pâteuses et semi-solides) : 3 mois
  • Suppositoires, ovules : 3 mois
*Bibliographie : Bereiden Van Geneesmiddelen in de Apotheek Tweede herziene druk de G.J.H.
LIPPERTS, M. LUDWIG- HALLIE, J. TAMMES-GROEN.
Un réajustement de ces dates est possible en fonction de nouvelles publications.

5. Délais de fabrication

- Les commandes reçues avant 12h en semaine sont réalisées et remises aux transporteurs le soir même.
Toute imprécision nécessitant de vous rappeler peut être préjudiciable à ce délai, retardant l'expédition d'une journée. Utilisez notre bon de commande (téléchargeable depuis notre site), complètement rempli il contient toutes les informations dont nous avons besoin pour satisfaire vos attentes sans retard.
- En cas d'empêchement nous vous prévenons le soir même, par mail ou par fax à votre choix.
- Week-end : les préparations reçues après le vendredi midi ne partent que le lundi.
- En cas d'urgence particulière téléphonez-nous et nous ferons notre possible pour un départ anticipé.

6. Modalités et délais de livraison

Nous faisons tout notre possible pour assurer une livraison à J+1 dans toute la France (hors week-end).
Pour cela nous passons par les répartiteurs en région parisienne et pouvons passer par Chronopost vers la province.
Les délais mentionnés ici sont les délais standard, nous ne pouvons être tenus pour responsable s'ils ne sont pas respectés par le prestataire de transport (Répartiteur ou Chronopost).
  • 6.1 Région parisienne
    Un coursier (Société Package 9 rue du Douaire 95570 Villaines/Bois) enlève vos préparations le soir et les amène directement à :
    - OCP St Ouen / Créteil / Melun / Plessis
    - ALLIANCE Gennevilliers / Longjumeau / Pantin
    - CERP Paris / Conflans / Laigneville / Meaux
    - PHOENIX Créteil
    Les préparations enlevées le soir du lundi au vendredi vous parviennent dès le lendemain
    Celles enlevées le samedi soir vous parviennent le lundi après-midi ou le mardi

  • 6.2 Province
    Pour la province vos préparations transitent par OCP St Ouen, ALLIANCE Genevilliers, CERP Paris ou PHOENIX Creteil qui se chargent de les envoyer vers votre agence locale. Ce transit ajoute en moyenne deux jours ouvrables au délai standard (1 à 3 jours).

    Par CHRONOPOST vos préparations sont enlevées le soir en semaine, du lundi au vendredi.
    Les préparations enlevées les soirs du lundi au jeudi vous parviennent dès le lendemain matin avant 13h.
    Celles enlevées le vendredi soir vous parviennent le lundi matin.
    Celles fabriquées le samedi vous parviennent le mardi matin.

    Nous pouvons aussi envoyer par Colissimo suivi à votre demande

  • 6.3 DOM-TOM
    Expédition par Colissimo suivi, le délai peut atteindre trois semaines

  • 6.4 Tableau récapitulatif (hors DOM-TOM)
    Réception de cde
    Livraison répartiteurs
    Chronopost
    RP Province* Province
    Lundi avant 12h mardi jeudi mardi
    Mardi avant 12h mercredi vendredii mercredi
    Mercredi avant 12h jeudi samedi jeudi
    Jeudi avant 12h vendredi lundi vendredi
    Vendredi avant 12h samedi mardi lundi
    Avant samedi 12h pour les pédiatriques lundi après-midi ou mardi mercredi mardi
    * délai moyen constaté, délai total de 2 à 4 jours selon les agences locales.
  • 6.5 Prix du transport
    Il est demandé 1,3 € HT par paquet comme participation forfaitaire pour le transport par répartiteurs ou 3 € HT pour Chronopost.
    Les expéditions par Colissimo sont facturés au coût réel, fonction du poids.
    Les frais de port sont à ajouter au prix des préparations.

  • 6.6 Perte ou casse
    Un colis peut-être déclaré perdu 48h ouvrables après la date prévue selon le tableau ci-dessus.
    Les préparations cassées ou perdues ne sont pas facturées et peuvent être refaites avec votre accord.
    Cependant et en aucune façon nous ne pouvons être tenus pour responsable des conséquences éventuelles du retard occasionné dans ces cas, n'étant pas nous mêmes le transporteur.
    Dans le cas de casse sur un colis Chronopost, nous vous demandons de documenter précisément l'état du colis reçu sur le bordereau du livreur

7. Prix et TVA

Le Prix Public Indicatif des préparations (PPI TTC) est calculé en fonction du prix des matières premières et de la main d'oeuvre.
C'est la base sur laquelle s'applique votre remise. Cependant cette remise ne s'applique pas sur les spécialités déconditionnées le cas échéant, les préparations concernées sont signalés par un * sur votre facture.
Le taux de TVA appliqué suit les règles suivantes :
- 2.1% si, à priori, la préparation est remboursable, c'est à dire que rien au niveau de la formule ne s'oppose au remboursement par la CPAM, mais il vous appartient de vérifier la pertinance thérapeutique attestée par le prescripteur par la phrase 'Préparation à visée thérapeutique en absence de spécialité disponible';
- 10% si la préparation n'est pas remboursable (voir les conditions de remboursabilité sur notre site);
- 20% pour les préparations vétérinaires (non remboursables);
- Les frais de port supportent une TVA de 20%.

8. Facturation

- La facturation s'effectue mensuellement, datée du dernier jour du mois, leur règlement est dû le 20 du mois suivant.
- En cas de perte ou casse la préparation n'est pas facturée ou fait l'objet d'une écriture d'avoir selon la date du constat. En aucun cas nous ne pouvons compenser par une préparation "gratuite" afin de respecter l'historique et la traçabilité des lots.